Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные ошибки при составлении штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Сроки хранения штатного расписания
Законодательство в сфере трудовых отношений не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Таким образом, это делается при необходимости — при вводе каких-то новых должностей, численности, структурных подразделений, окладов и т.д. Когда в компании таких изменений нет, штатное расписание, которое утверждено один раз, может существовать довольно длительное время.
Срок внесения корректировок в штатное расписание из-за изменений в структуре организации не определен. Тем не менее, следует помнить о том, что на основании штатного расписания проставляется информация в трудовых договорах. Соответственно, утверждать скорректированное штатное расписание требуется своевременно.
Штатное расписание нужно хранить постоянно (п. 40 Перечня, регламентированного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236). Соответственно, документ должен храниться все время существования компании, а если она ликвидируется, штатное расписание нужно передать в архив.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:
-
структуру предприятия;
-
штатный состав;
-
численность работников — общую, на каждой должности;
-
профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;
-
оклады, надбавки, премии.
Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники
Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.
- Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
- Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.
Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:
- в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).
Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).
Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.
- Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).
Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.
Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется — с указанием даты расформирования.
В карточке должности указывается, что должность введена в штатное расписание или исключена из него и больше не используется. Это позволяет не отображать в соответствующих списках неиспользуемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.
В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флаг Показывать неутвержденные позиции) (внизу формы), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флаг Показывать закрытые позиции). Также можно настроить произвольные отборы (по кнопке Еще – Настроить список…) или добавить колонки с количеством свободных и занятых штатных единиц, которые по умолчанию не отражаются в списке (по кнопке Еще – Изменить форму…).
- Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.
- Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но если условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Организующая структура учреждения
--------------------------------¬
¦ Учредитель ¦
¦(его полномочный представитель)¦
L--------------T--T--------------
¦ ¦/
/
/
--------------------------------¬
¦ Директор ¦
¦ ¦
L----------------T---------------
¦
------------------¬ ¦ --------------------------¬
----------------------¬ ¦Юридический отдел¦ ¦ Отдел информационных¦ ¦ (аутсорсинг) ¦ +->¦коммуникации и канцелярия¦
¦технологий (IT-отдел)¦ L------------------ ¦ L--------------------------
¦ (аутсорсинг) ¦ L---------------------- ¦
----------T-----------------T----------------------------+----------T---------------------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/
¦ ¦ ¦ ¦ ¦/ ----------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------¬ ¦Заместитель директора¦
¦ ¦ ¦ ------------------¬¦/¦Первый заместитель директора¦ ¦ по общим вопросам ¦
¦ ¦ ¦ ¦Главный бухгалтер+-- ¦ (основные подразделения) ¦ ¦ (АХО) ¦
¦ ¦/ ¦/ L--------T--------- L---------------T------------- LT----------TT---------
¦-----------------¬-----------------¬ ¦/ ¦/ ¦ /
¦¦Отдел управления¦¦Отдел маркетинга¦ ----------------¬ -----------------------------¬ ¦ - - - - - - - - -¬
¦¦персоналом: ¦+----------------+ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ "Производственные" отделы ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦- Сектор приема ¦¦- Сектор сбора и¦ +---------------+ +-------------T--------------+ ¦ ¦Обслуживающий¦ ¦
¦¦и распределения ¦¦анализа ¦ ¦- Сектор ¦ ¦Сектора и ¦Участники ¦ ¦ ¦ ¦ персонал ¦
¦¦персонала. ¦¦информации, ¦ ¦подготовки ¦ ¦отделы ¦секторов по ¦ ¦ ¦ здания ¦ ¦
¦¦- Секто𠦦изменений ¦ ¦отчетов. ¦ ¦основной ¦оказанию ¦ ¦ ¦ L--------------
¦¦мотивации ¦¦конъюнктуры ¦ ¦- Сектор работы¦ ¦деятельности:¦дополнительных¦ ¦ --------------¬ ¦
¦¦персонала ¦¦рынка и ¦ ¦с банками и ¦ ¦- Сектор 1. ¦платных услуг:¦ ¦ ¦ ¦ Сантехники ¦
¦L-----------------¦ценообразования.¦ ¦Казначейством. ¦ ¦- Сектор 2. ¦- Участок 1. ¦ ¦ L-------------- ¦
¦----------------¬ ¦- Сектор рекламы¦ ¦- Сектор ¦ ¦- Сектор 3 ¦- Участок 2. ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦Отдел по связям¦ ¦и публикаций. ¦ ¦расчетно- ¦ ¦ ¦- Участок 3 ¦ ¦ ¦ Электрики ¦ ¦
++ с ¦ ¦- Сектор ¦ ¦кассовых ¦ L-------------+--------------- ¦ ¦ L--------------
¦¦общественностью¦ ¦продвижения на ¦ ¦операций. ¦ ¦ (аутсорсинг) ¦
¦+---------------+ ¦рынок ¦ ¦- Сектор учета ¦ ¦ L - - - - - - - - -
¦¦ Отдел развития¦ L----------------- ¦ТМЦ. ¦ ¦/
++ и коррекции ¦ ¦- Сектор ¦ ----------------¬
¦¦ организации ¦ ¦подготовки ТЭО ¦ ¦Вспомогательный¦
¦+---------------+ ¦проектов, ¦ ¦ персонал ¦
L+ Учебный центр ¦ ¦расчета бизнес-¦ LT---------------
L---------------- ¦планов и ¦ + Уборщица -
¦управленческого¦ ¦1 штат. ед.
¦учета. ¦ + Дворник -
¦- Сектор ¦ ¦1 штат. ед.
¦финансового ¦ + Охранник -
¦анализа и ¦ ¦2 штат. ед.
¦прогнозирования¦ L Другие - по
L---------------- 1 штат. ед.
Рассмотрим некоторые ее составляющие более подробно.
Когда утверждается на следующий срок?
Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.
В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:
- Перезаключить трудовые договоры.
- Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
- Пересчитать оклады.
- Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.
Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.
Выбираем тип учреждения
Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.
Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.
Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.
В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.
Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.
Теперь можно делать завершающие шаги по созданию штатного расписания.
Шаг первый — оцениваем реальную на данный момент нагрузку для каждого структурного подразделения. «Квадраты», в которых нагрузка явно будет меньше восьми часов в день, должны быть сгруппированы, объединены с другими, но ни в коем случае не вычеркнуты из оргструктуры.
Допустим, в учреждении не предполагается вводить отдельные штатные единицы для выполнения блока функций по работе с персоналом. Но тогда все эти функции должны быть жестко закреплены за сотрудниками организации и включены в их должностные обязанности.
Например, если учреждение относительно небольшое (менее 30 человек), оно не сможет позволить себе пять сотрудников отдела управления персоналом (вместе с начальником отдела). Да и загрузить этих людей полезной работой на 40 рабочих часов (в совокупности) в день не получится. Сотрудники будут либо «сидеть» в социальных сетях, играть в компьютерные игры и т.п., либо (более совестливые) начнут сами себе придумывать работу, чтобы оправдать выплачиваемую им зарплату. Следовательно, работу с персоналом нужно распределить среди существующих сотрудников, имеющих неполную загрузку в течение рабочего дня, недели или месяца. Распределение функций службы управления персоналом может выглядеть так:
Отдел управления |
Отдел по связям с |
Отдел развития и |
Учебный центр |
|
1. Сектор приема и |
Штатных единиц пока |
Отдельные штатные |
Все |
Как видим, часть функций отдела управления персоналом будут включены в должностные обязанности секретаря-референта (напомним, что у него не было загрузки на полный рабочий день), а более квалифицированная работа останется директору. Если в будущем количество персонала в организации существенно увеличится, директор не сможет выполнять возросший объем работы наряду с другими обязанностями руководителя, то появится отдельная служба по работе с персоналом, куда будут приняты соответствующие специалисты.
Далее события развиваются следующим образом:
- Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
- Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
- Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Трудовое законодательство не обязывает работодателей периодически переутверждать штатное расписание. Соответственно, делается это только по необходимости — при появлении каких-либо новых вводных (должностей, численности, подразделений, окладов и т.п.). Если в организации все стабильно и структура не меняется, то единожды утвержденное штатное расписание может существовать сколь угодно долго.
Срок, в течение которого нужно внести правки в штатное расписание в связи с изменениями в структуре компании, не установлен. Однако нужно помнить, что на основании этого документа указываются сведения в трудовых договорах и трудовых книжках. Поэтому вводить обновленное штатное расписание надо заблаговременно, то есть до того, как наступят даты составления трудового контракта или внесения записи в трудовую книжку.
ВАЖНО. Сколько должно храниться штатное расписание в организации, которая его утвердила? Постоянно (п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236;). Другими словами, его нужно хранить все время существования организации, а при ее ликвидации — передать в государственный или муниципальный архив.